Uma das etapas mais importantes em todo o processo de atividade de um colaborador é, sem sombra de dúvidas a integração na empresa. A recepção inicial é determinante para gerar no novo integrante um senso de pertencimento.
Nos últimos anos essa etapa tem ganhado muita importância nas empresas. E por isso, nenhum negócio pode negligenciar esse momento.
No entanto, antes de falarmos sobre as etapas desse processo precisamos alinhar qual o conceito de integração. Até para garantir que sua empresa não cometa os erros mais comuns desse processo.
O que é integração na empresa?
Bom, em primeiro lugar precisamos conceituar o que é o processo de integração na empresa.
Integrar é o ato de tornar-se inteiro, fazer com que o outro se sinta parte, tornar-se comum, completo. Quando falamos em integrar um funcionário, o conceito é colocá-lo então como participante da cultura da empresa.
Para o novo colaborador que está iniciando sua jornada, se conectar com essa história é fundamental. Toda empresa, pequena ou grande, têm uma história a ser contada. E isso é uma arma poderosa para fazer com que todos, principalmente quem acabou de chegar, vistam a camisa da empresa.
Por isso, realizar um programa de treinamento de integração para os novos colaboradores é tão importante, pois valoriza a história da instituição e torna o período de adaptação o mais tranquilo.
Por que fazer a integração na empresa é importante?
A principal função da integração nas empresas é fazer com que a primeira experiência do novo colaborador seja a mais agradável possível. Repassar as informações para quem já está na empresa é algo fácil, mas para quem está iniciando a carreira na instituição é algo totalmente novo.
Ou seja, é primordial que a condução desse processo seja feito de maneira apaixonante. O brilho nos olhos de quem já vive a cultura da empresa faz com que o novo integrante veja o valor de fazer parte desse novo time.
Sendo assim, o real motivo do programa de integração é fortalecer a marca da empresa. Prezando sempre por direcionar o funcionário para que alcance seus objetivos, já estabelecidos, fortalecendo a imagem da empresa.
Quais são os erros mais comuns na integração?
Muitas empresas cometem alguns erros que, eventualmente, passam despercebidos.
Listaremos algumas falhas que podem estar passando despercebidas por você e seu time.
1. Não realizar a integração na empresa
Ignorar essa etapa a um nível de nem mesmo se preocupar com sua execução é horrível para a história da instituição. Não fazer a integração é desvalorizar seus funcionários. Além disso, isso também passa uma mensagem de descrédito e despreparo.
Eu já me deparei com situações, em empresas que já passei em minha carreira, onde o primeiro dia dos novos funcionários eram terrível. O novo colaborador chegava na sede e não sabia aonde ir. Muito menos o que fazer ou quem procurar! Essa experiência é muito negativa.
Caso sua empresa não realize essa etapa do processo de contratação e ambientação, então reflita sobre os impactos diretos que isso gera no seu colaborador.
2. Não ter a integração como algo importante
A integração não pode ser feita de qualquer maneira. Com o intuito de somente “cumprir o protocolo”. Essa é uma das principais falhas do mercado hoje, fazer de qualquer jeito.
A primeira impressão que se passa nesse caso é de despreparo por parte da empresa. E claro, isso irá afetar diretamente na postura do funcionário e no desempenho de sua função.
3. Não preparar a integração com antecedência
Também já presenciei experiências do tipo: Hoje tem integração? E ser aquela correria para poder realizar o treinamento. Eu te pergunto, será uma ação bem feita?
Por isso ferramentas de controle em RH ajudam e muito para que essa falha não aconteça.
4. Interação apenas online
Algumas companhias têm preferido realizar uma integração 100% online. No entanto, nem todos concordam com essa abordagem.
A principal responsabilidade da integração é o acolhimento.
Fazer uma parte da integração online não tem problema. Mas o conceito de inclusão gerada pela recepção pessoal do profissional precisa existir.
Como eu devo realizar uma integração?
Para a realização de um programa de integração com bons resultados não basta entender o conceito. É importante compreender também quais são os principais erros. Para que dessa forma seja possível criar uma estrutura lógica para esse processo.
Por isso listaremos a seguir uma dica de processo a ser seguida. Tanto para a implementação do programa quanto para ajustes de programas já vigentes. Vamos lá?
1. Ambiente
Primeiramente, o RH e o departamento pessoal precisam realizar um alinhamento inicial.
Antes de tudo, para uma integração de resultados é necessário alinhar a data de entrada dos novos colaboradores. Assim como, os sistemas de gestão que ajudarão nesse processo!
Em seguida, prepare alguém na sua equipe (no mínimo duas pessoas) para a realização do treinamento de integração. Logo após, reserve a sala que será realizada a integração. Verifique então se tudo está funcionando, faça os testes necessários e organize o local.
E então você estará pronto para receber seus colaboradores. Mas, atenção! Esse primeiro contato precisa ser acolhedor e com energia! Preparar um café da manhã ou lanche da tarde pode ser uma boa pedida. É uma forma de incrementar a recepção e valorizar os novos colaboradores.
Depois do lanche, a integração continua!
Faça com que haja interação entre os novos colaboradores e os antigos. Sempre promova conversas e faça perguntas para que aconteça comunicação entre todos.
2. Material
A construção do material deve conter alguns aspectos relevantes a serem abordados. Primeiramente, construa o histórico da instituição. Sobretudo, inicie o material com a história da marca, grandes conquistas e referências no mercado.
Mostre a estrutura da organização para o novo colaborador. Ele precisa saber quem são os gestores que lideram a empresa e quem são as pessoas que ajudaram a construir a história que você acabou de contar.
Por isso, é importante contar com um organograma (de preferência com fotos). Desenhe o raciocínio de como funcionam as hierarquias da empresa, das áreas e principalmente a quem ele irá se reportar.
Além disso, apresentar a missão, visão, valores e propósito da instituição é extremamente importante. Essa é uma etapa em que o responsável pela condução transmite o real sentimento por de trás das palavras.
Também é fundamental que o novo colaborador seja apresentado o quadro de benefícios que a empresa disponibiliza. Além disso, é importante também informar quais são as regras e regime interno. Além das responsabilidades da empresa para com o colaborador e também o que a empresa espera dele em troca.
Mostre também qual é o posicionamento da instituição em relação às avaliações. Periodicidade de feedbacks, as ferramentas que são utilizadas, como e quando são efetuadas.
Além disso, é importante oferecer também um material de apoio. Por isso, forneça uma cartilha com as informações passadas durante o treinamento. Apresente também o site oficial da empresa, a intranet, redes sociais e outros canais digitais que a empresa utiliza.
Por fim, encerre com um vídeo sobre a companhia. Um vídeo bem estruturado sempre é uma boa pedida para fechar esse processo com chave de ouro!
3. Mão na massa
Estratégias simples, mas de um impacto muito positivo no seu programa!
Por isso, utilize dinâmicas para favorecer a interação durante a integração. O instrutor responsável pelo treinamento deve estar munido com, pelo menos, duas dinâmicas de interação.
Dessa forma, será possível criar uma conexão que seja a mais eficiente possível. E claro, isso também impacta para que o clima durante a integração seja leve e acolhedor.
Tenha também uma dinâmica de apresentação e uma segunda para ser utilizada do meio para o final do evento. Além disso, outra parte de extrema importância é a participação de um gestor.
Sempre organize para que algum gestor do alto calão dê uma palavra durante o treinamento. Isso trará ainda mais credibilidade ao que está sendo ministrado.
Ao final do treinamento, faça um tour por toda a empresa. Apresente o espaço físico, cada área e as responsabilidades de cada parte. Apresente também os gestores responsáveis de todas as áreas. Por mais que ele esteja vinculado à sua área de atuação, o novo colaborador não viverá apenas ali. Por isso, conhecer as demais áreas é de suma importância.
4. O final
Ao retornar do tour realizado, finalize seu treinamento de integração com a “entrega oficial” de cada colaborador aos respectivos gestores. Cada um deles deve ser orientado sobre a responsabilidade da apresentação e acolhimento do novo colaborador na área específica.
Ao chegar no local especifico de trabalho, é primordial que o novo colaborador tenha um acolhimento pessoal. É importante que a equipe da qual fará parte deseje boas-vindas. Além disso, é importante que ele já tenha um espaço físico separado para ele.
Com a mesa já definida, computador configurado, e-mail corporativo, telefone, uniforme e demais equipamentos (conforme cargo e área) já organizados.
Isso fará com que o novo membro da equipe se sinta muito bem recebido e já demonstra o quanto a empresa/área é organizada. O feedback será extremamente positivo e o impacto dos primeiros dias irá facilitar o relacionamento com os demais funcionários.
Conclusão
A necessidade da integração nas corporações atualmente é por se tratar de um processo que busca o comprometimento do novo membro da equipe, visa acentuar a importância da função a ser executada e como funcionário deverá contribuir com a empresa.
O impacto desse entendimento será um colaborador com senso de pertencimento e esse sentimento trará impactos positivos para o alcance das metas e objetivos propostos.
Por isso, é crucial realizar esse processo de integração na empresa. Mesmo que não se siga todo o passo a passo que citamos, é importante realizar esse momento de alinhamento. É ele que garantirá o melhor engajamento no novo membro da equipe!
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