Nem toda empresa possui um time focado na comunicação interna, apesar de o mesmo ser estritamente importante, em todo e qualquer negócio. E é por isso que hoje falaremos sobre Comunicação Interna: Exemplo de 10 ações para torná-la mais efetiva, mesmo que na sua empresa não exista um time focado nisso.
Afinal, nem sempre é preciso uma equipe focada nessa ação. Entretanto, é importante que mesmo os líderes se esforcem para melhorar cada vez mais a comunicação interna da empresa. E você sabe por quê disso?
É a comunicação interna que garante que todos os colaboradores estejam alinhados em um único propósito. Ela também é a responsável por criar aquele sentimento de “pertencimento” e por garantir o engajamento entre todos os times do negócio.
Toda empresa precisa pensar a comunicação interna
É muito mais fácil alcançar um objetivo, seja ele qual for, quando se tem claro quais os passos necessários para chegar até ele. Entretanto, muitas empresas pecam por não deixar isso claro aos seus colaboradores.
Estão todos trabalhando, sem saber exatamente aonde se quer chegar e muitos nem mesmo sabem quais são os passos seguintes. Essas pessoas não sabem de que forma o trabalho que realizam impactam nos resultados da empresa.
Isso faz com que muitos se sintam fora do processo ou como se não fossem importantes para o negócio.
Isso afeta um outro ponto crítico em uma organização, a permanência dos funcionários na empresa. Se ele não se sente parte, se não se sente valorizado é mais do que esperado que ele procure por outra empresa, onde o sentimento seja diferente.
E você provavelmente já sabe o quanto a alta rotatividade pode ser prejudicial para o negócio. Além da perda de conhecimento e da instabilidade das área afetadas, há ainda os custos com a realização constante de processos seletivos.
Por isso, o melhor que se pode fazer é buscar formas de aprimorar a comunicação interna com exemplo de ações que podem mudar seu cenário atual. Dessa forma, você garantirá o engajamento do seu time e evitará problemas como o aumento do turnover ou informações equivocadas circulando pela empresa.
Comunicação interna: exemplo de ações para tornar a sua mais efetiva
1. Realize um diagnóstico da comunicação interna atual
Antes de começar você precisa analisar o cenário atual. Como sua empresa tem realizado a comunicação interna? Quais são os meios utilizados para isso e o quanto eles tem sido efetivos?
Compreenda o que precisa ser melhorado, o que tem funcionado e o que precisa ser instaurado imediatamente.
2. Defina um objetivo
Agora que você entende quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio quando o assunto é comunicação interna, defina qual será o seu objetivo nesse novo momento em que a área será priorizada.
Alguns exemplos de objetivos são:
- Aumentar o alinhamento entre os diversos times do negócio;
- Diminuir o turnover e aumentar o sentimento de pertencimento;
- Aumentar o engajamento do time;
- Melhorar o índice de metas alcançadas.
E é claro que a estratégia escolhida irá variar de acordo com o objetivo. Existem várias formas possíveis de trabalhar a comunicação interna, tudo depende do que se deseja alcançar com ela.
3. Crie um planejamento
Com o objetivo em mente, fica muito mais fácil criar um planejamento para atingi-lo. Você pode se utilizar de uma periodicidade específica, para lançar comunicados, por exemplo.
Pode criar uma newsletter, atualizar aquela antiga que nunca muda e que ninguém lê. Ou criar novas campanhas de engajamento interno. Enfim, a lista é extensa. Entretanto, você já tem a informação mais importante de todas, o seu objetivo.
4. Crie a cultura da transparência e de uma comunicação clara e direta
Para que todas as áreas trabalhem em conjunto, por um único objetivo, é crucial que elas se entendam entre si. No entanto, para que isso seja possível é necessário ter uma comunicação clara entre ambas as áreas.
Utilizar jargões ou palavras técnicas e comuns da TI para alguém que trabalha no marketing ou no comercial, com certeza, não será a melhor abordagem. São áreas totalmente diferentes, por isso, é provável que a compreensão nesse caso não seja a melhor possível.
Não há problema em utilizar esses termos com a equipe interna, que já está habituada com eles. No entanto, quando for necessário explicar sobre para os membros de outro time, preze por ser o mais simplista possível com as palavras.
Dessa forma, a mensagem será transmitida com sucesso e todos estarão a par do que ocorre em cada departamento. Assim, todos garantirão total alinhamento para o alcance do objetivo estabelecido.
A transparência é outro ponto crucial da comunicação interna. É importante que todos estejam cientes de tudo que ocorre no negócio. Principalmente se isso puder impactar em sua rotina de trabalho.
É a transparência que fortalece os laços de confiança com os colaboradores. Por isso, sejam as boas ou as más notícias, todas devem ser comunicadas o quanto antes. Nesse caso, há ainda um agravante.
Se a informação não for divulgada oficialmente pela empresa, mas a notícia vazar de alguma forma, você poderá ter que lidar com um burburinho muito maior e mais difícil de ser solucionado.
5. Facilite a conversa dentro da empresa, elimine barreiras
Lembra que falamos sobre a necessidade de facilitar a comunicação? Estamos falando de eliminar as barreiras físicas e burocráticas. Principalmente entre times diferentes.
Para isso, você pode por exemplo, propor conversas semanas ou diárias (se fizer sentido) entre os diversos time. Outra maneira de fazer isso é criando uma área de socialização, onde todos possam se encontrar. Quem sabe, eliminar portas e barreiras físicas também.
A integração será sua palavra de ordem. E nada de restringir os horários e dias para que possam haver reuniões entre os times. Isso só dificulta mais esse processo de comunicação entre os diversos times.
6. Crie ações voltadas para a integração
Para manter essa integração é importante promover ações e eventos que promovam ainda mais aproximação. Para isso, você pode promover almoços e até com happy hours com toda a empresa (em época de pandemia é possível fazer isso virtualmente).
Esses momentos vão fortalecer os laços entre a equipe e vai mostrar para os funcionários o quanto a empresa se preocupa com eles e com seu bem-estar. Afinal, essas ações interferem diretamente nesse quesito.
7. Realize o acompanhamento e desenvolvimento do planejamento
Com o planejamento em prática, você precisa acompanhá-lo para entender se é necessário realizar mudanças no projeto. Se possível, colha dados que permitam realizar essa análise mais detalhadamente.
Exemplos de dados que podem ser utilizados são:
- o clima organizacional;
- o quanto os colaboradores indicam a empresa;
- o turnover.
Estes são apenas alguns dos dados que você pode procurar, mas que já te darão uma visão ampla sobre a eficácia ou não do seu planejamento.
8. Tenha a tecnologia como aliada
Atualmente existem algumas soluções no mercado que são focadas em melhorar a comunicação interna, assim como a jornada do colaborador dentro do negócio.
Um exemplo que podemos citar é o ITSS Me, o software oferece um módulo todo dedicado à comunicação da empresa. Tudo para melhorar a transparência e facilitar a troca de informações dentro da empresa.
Soluções desse tipo garantem que os colaboradores estejam sempre por dentro de tudo que irá ocorrer. Feriados, reuniões gerais, novos benefícios e qualquer outra informação sobre o negócio podem ser compartilhadas com todos, ao mesmo tempo.
Além disso, existem outras soluções que podem te ajudar na criação do material para a comunicação interna. Um exemplo são as ferramentas que ajudam no disparo de e-mails e na criação de newsletters, que são muito utilizadas dentro da comunicação.
E claro, não podemos deixar de mencionar as redes sociais, que são uma excelente forma de manter contato direto com todos os funcionários.
Colocando essas ações de comunicação interna e os exemplo em prática, com certeza você logo percebera uma grande melhora na comunicação interna da sua empresa.
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