O WhatsApp já é considerado por muitas empresas uma ferramenta chave na comunicação do negócio. Apesar da praticidade oferecida pela ferramenta, nem sempre ela é a melhor opção.
Sim, o uso do WhatsApp na empresa também pode trazer alguns malefícios e perigos para os colaboradores e também para sua empresa. Vamos te explicar melhor sobre tudo isso. Além disso, também ofereceremos algumas soluções alternativas ao aplicativo de mensagens.
Os riscos que o app pode oferecer
Nós sabemos que o aplicativo oferece inúmeros pontos positivos e vantagens. No entanto, nem tudo são flores. Existem também alguns riscos ao qual você e sua empresa se expõem quando utilizam a ferramenta.
Segurança
Apesar de o aplicativo ter toda comunicação criptografada, ainda assim há riscos ao qual se é exposto. Diariamente, cerca de 15 mil brasileiros têm seus aplicativos clonados. Com isso, todas as conversas e dados trocados por meio dele podem ser acessadas por um total desconhecido.
Além disso, ainda o risco de que alguém decida se passar pela pessoa que foi clonada. A possibilidade de troca de mensagens instantâneas pode gerar tanto conflitos pessoais, quanto no âmbito dos negócios.
Senso de urgência
Um dos grandes diferenciais do app quando ele surgiu, era a instantaneidade na troca de mensagens. Hoje, esse mesmo fator é motivo de pânico para muitos colaboradores.
A quantidade de mensagens excessivas é frequente em muitas empresas. Isso acaba criando um senso de urgência exacerbado nos colaboradores.
Essa situação não só pode, como tem afetado à saúde mental de muitos. Essa troca de mensagens incessante pode levar ao aumento do estresse e cansaço mental. O que é prejudicial para todo e qualquer negócio.
Mensuração de resultados
Outro grande desafio enfrentando pelas empresas que utilizam o WhatsApp é o controle de tudo o que ocorre. E também a mensuração dessas atividades. Como toda a comunicação de fato ocorre pelo aplicativo, nem sempre é possível recolher os dados de forma fidedigna.
Conversas se perdem, são excluídas. Por mais que a barra de busca auxilie, o processo se torna mais complexo e moroso do que deveria. Por isso, é aconselhado que se utilize mais de um canal para a melhor gestão da comunicação interna.
O WhatsApp é um vilão?
Não necessariamente. A ferramenta pode servir como apoio na comunicação. No entanto, é importante que isso ocorra da melhor forma possível, para que o RH e gestores tenham algum controle sob os grupos criados e informações compartilhadas.
Não é incomum ouvirmos reclamações quanto ao uso incorreto da ferramenta no meio de trabalho. Mensagens após o horário de trabalho estabelecido, nos fins de semana, vídeos totalmente fora do contexto do grupo e por ai vai… Os exemplos são muitos e provavelmente você já viveu ou conhece alguma história parecida.
Como já mencionamos, é importante que o WhatsApp não seja o principal canal de comunicação. A ferramenta, na verdade, é uma excelente alternativa para apoiar a área.
Quais outros de canais de comunicação utilizar?
Por ter um acesso tão facilitado ao app, muitas vezes pode parecer que não existem outras alternativas possíveis e tão efetivas. No entanto, esse achismo é um equívoco. Tudo depende de uma análise para entender qual canal mais se adequa ao seu time e as necessidades do mesmo.
A seguir, vamos te explicar sobre alguns canais que você pode utilizar.
Newsletter
A newsletter é uma ótima forma de manter seu time informado sobre tudo que acontece na empresa. É possível utilizá-la também para motivar o seu time.
Por possibilitar o uso de outras mídias, além do texto, isso torna as mensagens mais atrativas. Além disso, as newsletters são de fácil implementação e tem baixo nível de dificuldade. Por isso, ela também é super acessível!
No entanto, cabe ao colaborador decidir se irá abrir ou não. Por isso, é importante inserir isso na rotina da empresa. Dessa forma, aqueles que não conferirem sentirão que estão perdendo algo. Seria como perder um episódio da novela ou da série que se está acompanhando.
Por isso, é preciso que as newsletters sejam bem estruturadas e que o conteúdo compartilhado gere valor para quem está acompanhando.
E-mail corporativo
Acredite ou não, o e-mail tem grande potencial para substituir o uso do WhatsApp. Isso porque ele permite a troca de mensagens diariamente, independente do tamanho. Assim como o app, ele entrega as mensagens em tempo real.
Além disso, é uma opção mais segura quando se refere a troca de informações e documentos sigilosos. É mais comum clonarem a conta do WhatsApp do que a conta de e-mail, certo?
Além disso, é uma ferramenta relativamente fácil de ser instalada e utilizada. Por isso, é um excelente canal para substituir o app de conversas.
Videoconferência
Sim, esse também é um canal de comunicação muito efetivo, quando utilizado de maneira correta. Com o alinhamento via vídeo (que é o mais próximo que temos de uma conversa presencial, atualmente), o envio de mensagens via WhatsApp se torna quase que desnecessária.
Essa é uma ótima opção para os times que estão trabalhando remotamente. Além de ser uma excelente forma de garantir o alinhamento de todos. É uma forma rápida e prática de solucionar problemas emergenciais à distância.
Um dos grandes problemas no envio de mensagens está na interpretação da mesma. Não é possível identificar as expressões faciais, o tom da voz ou a intencionalidade. E é isso que pode despertar problemas internos. Então, se for possível evitar a possibilidade de má interpretação, o mais sábio é fazer isso.
Com o vídeo essa interpretação é mais próxima daquela que o interlocutor realmente quer transmitir. Por isso, é uma excelente alternativa para substituir o aplicativo de mensagens.
Aplicativos
Atualmente, existe no mercado algumas soluções voltadas para essa comunicação direta com o colaborador. Uma das soluções que podemos exemplificar é o ITSS Me.
O aplicativo oferece a possibilidade de envio de comunicados aos colaboradores. É uma funcionalidade similar às newsletters, no entanto, sem a necessidade de ser periódica. Além disso, facilita o envio de mensagens mais curtas de forma rápida e prática.
Além disso, o app facilita a comunicação de informações urgentes, por exemplo. Isso porque as mensagens aparecem como notificação no celular dos colaboradores. Outro ponto forte é a possibilidade de checar quantos colaboradores de fato receberam o aviso ou não e quantos de fato leram. Isso dá ao RH e ao time de comunicação, maior controle sobre a efetividade dos envios.
Como garantir a efetividade dos canais de comunicação?
Como nós dissemos, a forma com sua empresa se comunica com os colaboradores faz parte de toda a cultura organizacional. A inserção dos canais de comunicação no dia a dia do colaborador devem começar assim que ele chegar na empresa.
O acesso a estes canais e a checagem dessas informações estão intrinsicamente ligados ao sentimento de pertencimento. Por isso, é importante garantir que a comunicação funcione como planejado.
É importante que a empresa mantenha a constância no disparo dessas informações. Para que dessa forma, o colaborador entenda a importância desse contato constante e insira a checagem dessas informações em sua rotina.
Em empresas que não possuem nenhum processo de comunicação estabelecido, pode ser mais difícil colocar isso em prática. No entanto, com constância e a criação dessa cultura organizacional, aos poucos o cenário irá mudar.
Lembre-se sempre de compartilhar informações que agreguem valor aos colaboradores. Fale a mesma língua que eles e os mantenha informados de tudo o que ocorre na empresa.
Quer entender melhor como se conectar com seu time? Então leia mais sobre: Comunicação Interna – Exemplo de 8 ações para torná-la mais efetiva.
