case IPOG
Case Fábrica de Software
Grupo IPOG
Entenda como a solução de automação dos contratos e assinatura eletrônica desenvolvida com a ITSS Tecnologia, gerou economia com insumos, transporte e a mitigação de perdas de arquivos do IPOG.
Mais de 24 anos
Oferecendo cursos de graduação, pós-graduação e de curta duração
52 unidades por todo o País
Com uma infraestrutura de matrículas e assinaturas de documentos integrada desenvolvida pela ITSS Tecnologia
+100 mil profissionais apoiados
Em suas trajetórias de especialização com um índice de satisfação de 98%
A Empresa e o contexto
Fundado em 2001, o Instituto de Pós-graduação e Graduação (IPOG) oferece cursos de graduação, pós-graduação e de curta duração, consolidando-se como uma referência em educação no Brasil. Atualmente, a instituição conta com 52 unidades espalhadas pelo país e já auxiliou mais de 100 mil profissionais em suas trajetórias de especialização.
Ao longo de sua expansão, o IPOG sempre manteve o foco em inovação e qualidade acadêmica. No entanto, apesar do sucesso alcançado, a instituição passou a enfrentar desafios relacionados ao seu sistema ERP, que já não atendia plenamente às necessidades do negócio.
Como resultado, a lentidão na adaptação do sistema começou a limitar o potencial de crescimento da instituição e a reduzir a agilidade no atendimento às novas demandas do mercado educacional, cada vez mais dinâmico e digital.
A solução: Tecnologia ágil e parceria estratégica
Diante desse cenário, o IPOG iniciou a busca por soluções tecnológicas mais ágeis e encontrou na ITSS Tecnologia o parceiro ideal. A decisão foi motivada tanto pela experiência da ITSS em outsourcing quanto pela proximidade geográfica, já que ambas as empresas possuem sede na mesma cidade.
O primeiro projeto desenvolvido em parceria foi implantarmos a digitalização e o uso de assinaturas eletrônicas nos contratos educacionais. Em aproximadamente quatro meses, essa solução foi integrada ao ERP do IPOG e passou a ser utilizada em todo o país, trazendo mais eficiência e padronização aos processos contratuais.
Além disso, a iniciativa eliminou etapas manuais, reduziu burocracias e preparou a instituição para operar de forma mais escalável em nível nacional.
Otimização da matrícula e foco na experiência do aluno
Outro avanço importante dessa parceria foi o desenvolvimento de uma nova interface para o processo de matrícula dos alunos. Antes da mudança, o processo era lento e pouco intuitivo, levando entre 3 e 4 minutos para ser concluído.
Com a nova tela, criada com foco total em usabilidade, o processo se tornou mais simples, rápido e eficiente, melhorando significativamente a experiência dos alunos já no primeiro ponto de contato com a instituição.
Na mesma linha, o IPOG também passou por uma modernização do portal do aluno. A reformulação, conduzida pela equipe de UX da ITSS, tornou o portal mais acessível e fácil de usar, elevando o nível de satisfação dos estudantes.
Segundo Luan D’Avila, coordenador de sistemas do IPOG, essa melhoria teve impacto direto na experiência dos alunos.
Principais Ganhos alcançados:
- A antiga página de matrícula demorava entre 3 e 4 minutos para ser concluída devido à baixa usabilidade. Com a nova tela, tornamos o processo muito mais rápido e intuitivo.
- A digitalização e implementação de assinaturas eletrônicas nos contratos educacionais geraram grande economia, ao eliminarmos o uso de papel e os custos com envios pelos Correios.
- A atualização do portal, realizada em parceria com a equipe de UX da ITSS Tecnologia, melhorou significativamente a experiência dos alunos, segundo o coordenador de sistemas do IPOG.
Evolução contínua e integração com o negócio
Além dos ganhos imediatos, o projeto mostrou resultados consistentes ao longo do tempo. Conforme destaca Luan D’Avila:
“E esse portal do aluno já está em ação desde metade do ano passado, já vem trazendo bons resultados. Ficou melhor para os alunos e eles conseguem acompanhar melhor sua trajetória no IPOG.” Luan D’Avila.
- Outro ponto relevante citado por Luan é a forma como a equipe da ITSS se integrou ao dia a dia do IPOG. Em vez de atuar como um fornecedor externo, o time passou a ser percebido como parte do negócio, totalmente alinhado à cultura e aos objetivos da instituição.
“O sentimento é de que a equipe da ITSS é um braço dentro do IPOG” Luan D’Avila – Coord. de Sistemas do IPOG
