Case IPOG
A automação de contratos e assinaturas eletrônicas desenvolvida com a ITSS gerou economia e reduziu perdas de arquivos no IPOG.
Case Fábrica de Software
Grupo IPOG
A solução de automação dos contratos e assinatura eletrônica desenvolvida com a ITSS Tecnologia gerou economia com insumos e transporte, além de mitigar perdas de arquivos do IPOG.
- Mais de 24 anos oferecendo cursos de graduação, pós-graduação e de curta duração.
- 52 unidades em todo o país com uma infraestrutura integrada de matrículas e assinaturas de documentos desenvolvida pela ITSS Tecnologia.
- +100 mil profissionais apoiados em suas trajetórias de especialização, com índice de satisfação de 98%.
A empresa e o contexto
Fundado em 2001, o Instituto de Pós-graduação e Graduação (IPOG) oferece cursos de graduação, pós-graduação e de curta duração, consolidando-se como uma referência em educação no Brasil. Atualmente, a instituição conta com 52 unidades espalhadas pelo país e já auxiliou mais de 100 mil profissionais em suas trajetórias de especialização.
Ao longo de sua expansão, o IPOG manteve o foco em inovação e qualidade acadêmica. No entanto, passou a enfrentar desafios relacionados ao seu sistema ERP, que já não atendia plenamente às necessidades do negócio.
A lentidão na adaptação do sistema começou a limitar o potencial de crescimento da instituição e a reduzir a agilidade no atendimento às novas demandas do mercado educacional, cada vez mais dinâmico e digital.
A solução: tecnologia ágil e parceria estratégica
Diante desse cenário, o IPOG iniciou a busca por soluções tecnológicas mais ágeis e encontrou na ITSS Tecnologia o parceiro ideal. A decisão foi motivada pela experiência da ITSS em outsourcing e pela proximidade geográfica, já que ambas as empresas possuem sede na mesma cidade.
O primeiro projeto desenvolvido em parceria implantou a digitalização e o uso de assinaturas eletrônicas nos contratos educacionais. Em aproximadamente quatro meses, a solução foi integrada ao ERP do IPOG e passou a ser utilizada em todo o país, trazendo mais eficiência e padronização aos processos contratuais.
A iniciativa eliminou etapas manuais, reduziu burocracias e preparou a instituição para operar de forma mais escalável em nível nacional.
Otimização da matrícula e foco na experiência do aluno
Outro avanço da parceria foi o desenvolvimento de uma nova interface para o processo de matrícula. Antes da mudança, o processo era lento e pouco intuitivo, levando entre 3 e 4 minutos para ser concluído.
Com a nova tela, criada com foco em usabilidade, o processo se tornou mais simples, rápido e eficiente, melhorando a experiência dos alunos já no primeiro ponto de contato com a instituição.
O IPOG também modernizou o portal do aluno. A reformulação, conduzida pela equipe de UX da ITSS, tornou o portal mais acessível e fácil de usar, elevando o nível de satisfação dos estudantes.
Segundo Luan D’Avila, coordenador de sistemas do IPOG, essa melhoria teve impacto direto na experiência dos alunos.
Principais ganhos alcançados
- A nova tela tornou o processo de matrícula, que antes levava entre 3 e 4 minutos, mais rápido e intuitivo.
- A digitalização e as assinaturas eletrônicas nos contratos educacionais eliminaram o uso de papel e os custos com envios pelos Correios.
- A atualização do portal, realizada em parceria com a equipe de UX da ITSS Tecnologia, melhorou significativamente a experiência dos alunos, segundo o coordenador de sistemas do IPOG.
Evolução contínua e integração com o negócio
Além dos ganhos imediatos, o projeto mostrou resultados consistentes ao longo do tempo. “E esse portal do aluno já está em ação desde metade do ano passado, já vem trazendo bons resultados. Ficou melhor para os alunos e eles conseguem acompanhar melhor sua trajetória no IPOG”, afirmou Luan D’Avila.
A equipe da ITSS se integrou ao dia a dia do IPOG. Em vez de atuar como um fornecedor externo, o time passou a ser percebido como parte do negócio, alinhado à cultura e aos objetivos da instituição.
“O sentimento é de que a equipe da ITSS é um braço dentro do IPOG”, afirmou Luan D’Avila, coordenador de sistemas do IPOG.
Integre ao ERP o que hoje é feito fora dele
Descreva o processo e o sistema que precisa mudar. O time responde com o que é possível integrar ao ERP atual e o que precisa ser avaliado antes de desenvolver.